Właściwie przeprowadzone reprocesowanie narzędzi oraz pozostałego sprzętu, który musi być sterylny (lub zdezynfekowany, w zależności od ryzyka, które ze sobą niesie dla pacjenta) jest wieloetapowe i każde z poszczególnych działań ma wpływ na finalnie otrzymany efekt.
Szczegóły procedur postępowania w ramach mycia, dezynfekcji, pakowania oraz sterylizacji muszą być zgodne z wytycznymi producenta danego instrumentarium. W związku z dużą różnorodnością używanego w jednostkach służby zdrowia asortymentu, nie ma możliwości opracowania jednego wystandaryzowanego sposobu postępowania. Wsparciem dla zapewnienia powtarzalnych i zgodnych z opracowanymi wytycznymi działań pracowników centralnych sterylizatorni są systemy komputerowe, które w dużym stopniu upraszczają procedury związane z rejestracją i dokumentacją wykonywanych czynności i stanowią znaczący krok w kierunku unowocześnienia, a także zapewnienia odpowiedniej jakości uzyskanej dokumentacji. Wymagania (zawarte w Rozporządzeniu MDR i w innych normach EN) dotyczące dokumentacji procesów dekontaminacji wyrobów medycznych wymuszają prowadzenie dokładnego rejestrowania czynności, a wykorzystanie do tego celu systemu komputerowego usprawnia zarówno dokumentowanie działań, jak i późniejsze przeszukiwanie uzyskanych zbiorów danych. Nie bez znaczenia jest również ułatwienie dokumentowania użycia sprzętu sterylnego przez końcowego użytkownika pakietów.
Stosowany w Centrach Usług Sterylizacji CitoNet system komputerowy, poprzez duże możliwości konfiguracji procesów technologicznych dla danego instrumentarium, wspomaga pracowników w prawidłowym prowadzeniu reprocesowania, dokumentując jednocześnie poszczególne czynności. Zbiera informacje zarówno o osobach wykonujących poszczególne procedury, urządzeniach, jak i programach, które są wykorzystywane do obróbki na danym etapie. Przejście do kolejnego (zapisanego podczas konfiguracji produktu) etapu obróbki bezwzględnie wymaga ukończenia wcześniejszych działań.
W zależności od asortymentu minimalne rejestrowane działania to:
- przyjęcie do reprocesowania,
- przypisanie do procesu mycia i dezynfekcji (automatycznego lub manualnego),
- zatwierdzenie/odrzucenie wsadu po myciu i dezynfekcji,
- pakowanie,
- tworzenie wsadów sterylizacyjnych,
- zwalnianie wsadów po sterylizacji,
- wydanie materiału do klienta
Dla każdego z tych etapów dla każdej jednostki sterylizacyjnej zapisywane są w czasie rzeczywistym informacje dotyczące:
- czasu,
- osoby wykonującej (każdy pracownik posiada indywidualny kod dostępowy do systemu),
- urządzeń wykonujących dane procesy,
- danych dotyczących samego procesu w urządzeniu.
Właściwe skonfigurowanie produktu zabezpiecza asortyment przed niewłaściwą obróbką, np. przypisanie w systemie komputerowym narzędzia do sterylizacji niskotemperaturowej uniemożliwia pracownikowi późniejszą rejestrację danego elementu do załadunku do sterylizatora parowego – system mimo próby przypisania do wsadu poinformuje pracownika, iż element ten należy do innej grupy programowej. Podobna sygnalizacja dotyczy pozostałych etapów reprocesowania.
Identyfikowalność własności klienta przy wsparciu takiego rozwiązania nie wymaga dużego nakładu czasu, a stosowanie etykiet trójdzielnych ułatwia pracę użytkownikom sprzętu sterylnego.